Política de privacidad de Kiubly

Servicio y responsabilidades

Kiubly es la plataforma documental y de gestión de SantLabs, anteriormente Opteyn. Esta política cubre la app, la web y el contacto de la landing. En cuentas empresariales, la organización administra los datos de sus clientes, proveedores y trabajadores; consulta también sus instrucciones de privacidad. El operador de Kiubly gestiona las cuentas, el soporte y la seguridad del servicio.

Datos que tratamos

• Datos de registro y perfil: nombre, correo, teléfono opcional, empresa, rol y preferencias.
• Datos introducidos en los módulos: inventario, compras, ventas, facturación, gastos y RRHH; documentos y adjuntos que decides cargar.
• Datos técnicos necesarios para autenticación y seguridad: sesiones, identificadores de acceso, dirección IP y registros de errores.
• Datos de contacto enviados por correo desde la landing o para solicitar la eliminación de una cuenta.

Los editores y conversiones que funcionan localmente procesan los archivos en tu dispositivo. Adjuntar un archivo a un registro empresarial o usar servicios remotos implica su envío al servicio correspondiente. No subas datos de terceros sin autorización.

Finalidades y bases del tratamiento

Utilizamos los datos necesarios para prestar el servicio solicitado y administrar la cuenta; para atender obligaciones legales; y para proteger accesos y prevenir abusos mediante un interés legítimo en la seguridad. Las funciones opcionales requieren una acción del usuario y, cuando corresponda, su consentimiento. Aceptar los términos no equivale a consentir publicidad. No usamos tus documentos para enviar publicidad.

Proveedores y destinatarios

La infraestructura utiliza Supabase para PostgreSQL y Google Cloud/Firebase para API, alojamiento y archivos remotos. El envío de correos utiliza el proveedor configurado por el operador. Otros usuarios de tu organización pueden acceder según sus permisos.

Si utilizas el reconocimiento de un recibo o factura con IA, su imagen se envía a OpenAI para extraer campos. Revisa y oculta información innecesaria antes de enviarla; revisa también los resultados antes de guardarlos. El envío requiere confirmación en la app. No se incluyen aquí servicios futuros de mesh, backup distribuido o blockchain.

Los proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Antes de publicar deben confirmarse regiones, contratos, subencargados y las garantías aplicables, incluidas cláusulas contractuales tipo cuando corresponda. Esta revisión está pendiente en esta versión del borrador.

Permisos del dispositivo

La cámara y el acceso a imágenes se solicitan para escanear códigos, capturar recibos o elegir archivos. Puedes denegarlos y revocarlos desde los ajustes del sistema. Las funciones que necesitan ese permiso quedarán limitadas. El almacenamiento local conserva preferencias y credenciales de acceso mediante los mecanismos disponibles en la plataforma.

Conservación y eliminación

Los datos de cuenta se conservan mientras prestemos el servicio. Al tramitar una baja eliminamos o anonimizamos los datos personales que ya no sean necesarios y revocamos el acceso. Algunos registros empresariales, contables o de seguridad pueden conservarse por obligaciones legales, protección frente a fraude o reclamaciones; comunicaremos qué datos, la justificación y su plazo aplicable. Los plazos concretos por categoría y la caducidad de copias de seguridad deben quedar aprobados antes de publicar esta política.

Eliminar tu cuenta personal no borra automáticamente la información perteneciente a tu organización ni cancela una suscripción empresarial. Para esos casos coordinamos la solicitud con su responsable.

Tus derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, y retirar un consentimiento cuando sea la base aplicable. Escribe al contacto indicado abajo; verificaremos tu identidad con datos mínimos. No envíes contraseñas ni tokens. Puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos competente, en España la AEPD.

Solicitar eliminación de cuenta y datos. Puedes solicitarla sin tener instalada la app.

Cambios

Publicaremos las revisiones en esta página con su fecha. Los cambios relevantes en el tratamiento se comunicarán por los canales de contacto disponibles.